深圳市平江商会活动管理制度

深圳市平江商会活动管理制度

第一章 总则​

第一条 制定目的​

为规范商会活动的策划、组织、实施与监督，保障活动质量，提升会员参与体验，促进深圳、平江两地乡情联结、资源整合与合作发展，依据《深圳市平江商会章程》，制定本制度。​

第二条 适用范围​

本制度适用于深圳市平江商会（以下简称 “商会”）发起、主办或联合主办的所有活动，包括但不限于日常交流、商务合作、公益慈善、文化联谊、政策宣讲等类型。​

第三条 活动原则​

服务导向：活动需围绕会员需求（如资源对接、学习提升、乡情维系）设计，优先保障会员权益；​

合规有序：符合国家法律法规、商会章程及相关管理规定，杜绝违规操作；​

公开透明：活动方案、经费使用、参与方式等关键信息需向会员公开；

节约高效：合理控制成本，避免资源浪费，确保活动效果与投入匹配。​

第二章 活动分类与权责划分​

第四条 活动分类​

日常交流类：如会员走访、主题座谈会（如 “平江籍企业家沙龙”）、行业经验分享会等，单次参与人数≤50 人，预算≤2 万元；

商务合作类：如深圳平江两地招商推介会、产业链对接会、展会协办等，单次参与人数≥30 人，预算≥2 万元；​

公益慈善类：如助学、扶贫（对接平江本地公益项目）、救灾捐赠、困难会员帮扶等；​

文化联谊类：如年度年会、中秋 / 春节乡情联谊会等大型集体活动，单次参与人数≥100 人，预算≥5 万元。​

第五条 权责分工​

理事会：负责审批大型活动（文化联谊类、预算≥5 万元的商务类）方案、核定活动总预算、监督重大活动执行；​

秘书处：作为活动执行主体，负责日常活动策划、方案拟定、组织实施、会员通知、资料归档；协调外部资源（如政府部门、合作机构、媒体）；​

专项小组：针对特定活动（如公益类、招商类）成立临时专项小组，由理事会成员牵头，会员志愿者参与，协助秘书处落实活动细节（如嘉宾对接、现场执行）；​

会员：享有活动参与权，需遵守活动纪律；可主动提议活动主题（向秘书处提交书面建议），积极配合活动组织工作。​

第三章 活动组织流程​

第六条 活动发起与方案拟定​

发起方式：​

理事会提议：针对重大活动（如年会、招商会），由理事会成员提出动议，秘书处牵头拟定方案；​

会员提议：会员可通过 “会员群反馈”“书面申请” 等方式提出活动需求，秘书处评估可行性（如需求匹配度、资源是否充足），10 个工作日内反馈结果；​

常态化活动：如 “季度会员走访”，由秘书处按年度计划提前 1 个月拟定具体方案。​

方案内容：需包含活动主题、目的、时间、地点、参与对象（会员 / 非会员比例）、流程安排、预算明细（收入：会费 / 赞助 / 捐赠；支出：场地、物料、餐饮等）、应急预案（如天气、人员突发状况）。​

第七条 活动审批​

分级审批：​

日常交流类：由秘书处负责人审批，报理事会备案；​

商务合作类（预算 2-5 万元）：秘书处提交方案至理事会，半数以上理事同意即可；​

文化联谊类 / 公益类（预算≥5 万元）：召开理事会会议审议，2/3 以上理事同意方可通过；​

审批时限：秘书处提交方案后，理事会需在 7 个工作日内完成审批并反馈。​

第八条 活动筹备与实施​

筹备阶段：​

秘书处需提前 15-30 天完成筹备（大型活动提前 3 个月），包括：确定场地（优先选择会员企业场地以降低成本）、对接嘉宾（如政府领导、行业专家、平江籍乡贤）、制作物料（邀请函、宣传册、横幅等）、通知会员（通过公众号、短信、会员群等多渠道通知，明确报名方式与截止时间）；​

专项小组协助完成细分工作（如现场签到、秩序维护、摄影记录），并提前 1 天进行场地彩排。​

实施阶段：​

活动当天，秘书处安排专人负责现场协调（如嘉宾接待、突发状况处理），确保流程按计划推进；​

涉及安全风险的活动（如户外联谊、大型集会），需配备急救物资，必要时联系医护人员到场；​

活动期间需做好记录（拍照、录像、签到表、会议纪要），便于后续总结。​

第九条 活动总结与归档​

总结反馈：活动结束后 7 个工作日内，秘书处完成活动总结报告（含参与人数、效果评估、问题不足、改进建议），并通过会员群、公众号向会员公示；​

资料归档：将活动方案、审批文件、预算明细、签到表、照片视频、总结报告等资料整理归档，存入商会档案库（电子档 + 纸质档），保存期限≥5 年。​

第四章 活动经费管理​

第十条 经费来源​

商会会费（按章程规定提取专项活动资金，不超过年度会费总额的 30%）；​

会员企业 / 外部机构赞助（需明确赞助金额、权益回报，如活动冠名、宣传曝光）；​

公益捐赠（针对公益类活动，捐赠款需专款专用，不得挪作他用）。​

第十一条 经费使用规范​

预算管理：活动前需制定详细预算，超预算部分需重新提交理事会审批（超支≤10% 可由秘书处负责人审批，超支＞10% 需理事会审议）；

报销要求：活动支出需凭正规发票（抬头为 “深圳市平江商会”）报销，由秘书处经办人签字、负责人审核，大额支出（≥1 万元）需理事会指定成员复核；​

公示要求：活动结束后 15 个工作日内，在商会公众号公示经费收支明细，接受会员监督，会员可向秘书处申请查阅详细账目。​

第五章 活动监督与评估​

第十二条 监督机制​

理事会监督：定期（每季度）检查活动执行情况，重点核查经费使用、活动效果是否符合方案要求；​

会员监督：会员可对活动组织中的违规行为（如经费挪用、流程混乱）向理事会投诉，理事会需在 10 个工作日内调查并反馈结果。​

第十三条 效果评估​

评估方式：​

问卷调研：活动结束后向参与者发放电子问卷，收集满意度（如流程合理性、内容实用性、服务质量）；​

座谈会：针对大型活动，邀请部分会员代表召开座谈会，听取改进建议；​

评估应用：评估结果作为后续活动策划的参考依据，对满意度≥90% 的活动可形成 “常态化活动清单”，对满意度＜60% 的活动需分析原因并整改，整改后仍不达标的暂停同类活动。​

第六章 附则​

第十四条 特殊情况处理​

因不可抗力（如自然灾害、疫情）导致活动无法正常举办，秘书处需及时通知参与者，已收取的费用（如参会费、赞助款）需按规定退还或协商延期使用，并向理事会报备。​

第十五条 制度修订​

本制度的修订需由理事会提出动议，经 2/3 以上理事同意方可通过，修订后需向全体会员公示。​

第十六条 生效日期​

本制度自深圳市平江商会理事会审议通过之日起生效，解释权归商会理事会所有。

本制度于2022年5月21日经深圳市平江商会2022年第三届第二次理事会上审议通过。