深圳市平江商会档案管理制度

深圳市平江商会档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强深圳市平江商会（以下简称“商会”）会员信息的可追溯性、真实性和可靠性，提高档案管理水平，根据国家有关法律法规及商会章程，特制定本制度。

第二条 商会档案是商会及其会员在各项活动中直接形成的，对商会及会员具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的原始记录。商会档案是商会历史发展的真实反映，是商会工作的重要依据。

第二章 管理机构与职责

第三条 商会档案由商会秘书处归口管理，秘书处应专人负责档案管理工作，并做好档案注册、查阅记录等工作。

第四条 档案管理专员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作，确保档案的真实性和完整性。

第三章 档案分类与内容

第五条 商会档案分为会员档案、活动档案、财务档案和其他档案四大类。

第六条 会员档案包括会员单位申请表、会员单位登记表、法人营业执照、法人代码证、负责人身份证复印件等资料。

第七条 活动档案包括商会举办或参与的各类活动资料，如活动方案、会议纪要、签到表、照片、视频等。

第八条 财务档案包括商会的会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告等财务资料。

第九条 其他档案包括商会章程、制度、文件、荣誉证书、媒体报道等其他具有保存价值的资料。

第四章 档案保管与借阅

第十条 商会档案应存放在安全、防潮、防火、防虫、防鼠的专用档案室内，确保档案的安全保存。

第十一条 商会会员单位如需查询档案信息，应向商会秘书处提出书面申请，经商会领导批准后方可借阅。借阅过程中应严格遵守档案保密规定，不得泄露商会及会员单位的商业秘密，确保档案的完整性和保密性。

第五章 档案鉴定与销毁

第十二条 商会应根据档案的保管期限和实际价值，定期对档案进行鉴定。对无保存价值的档案，应按照商会规定进行销毁。档案销毁应经过商会领导批准，并由档案管理专员和监销人共同监督销毁过程。销毁过程中应做好记录，确保销毁的档案无遗漏。

第六章 附 则

第十三条 本制度由深圳市平江商会负责解释和修订。

第十四条 本制度自发布之日起施行。

本制度于2024年11月10日经深圳市平江商会2024年第四届第四次理事会上审议通过。