深圳市平江商会证书管理制度

深圳市平江商会证书管理制度

第一章 总  则

第一条 为规范深圳市平江商会各类证书的管理，确保证书的合法性、安全性、规范性和有效使用，防止遗失、滥用和损坏，维护商会合法权益，特制定本制度。

第二条 本制度所称证书，是指以商会名义持有的、证明商会主体资格、业务资质、荣誉成就及其他法定事项的各类纸质及电子凭证。主要包括： （一） 登记证书： 社会团体法人登记证书正、副本； （二） 许可证书： 依法取得的各类行政许可、资质认定证书； （三） 印鉴凭证： 公章、财务章、法人章刻制备案证明等； （四） 荣誉证书： 政府、行业组织等授予的奖状、牌匾、证书等； （五） 其他证书： 银行开户许可证、组织机构代码证（如适用）、税务登记证（如适用）以及其他具有法律效力的重要证明文件。

第三条 本制度适用于商会所有证书的申请、领取、使用、保管、变更、年检、注销、遗失处理及归档等全过程管理。

第四条 证书管理遵循“依法申请、统一保管、规范使用、责任到人”的原则。

第二章 管理职责

第五条 秘书处是商会证书的归口管理部门，指定专人（以下简称“证书管理员”）负责证书的日常具体管理工作。其主要职责包括： （一） 负责证书的统一登记、建档、保管； （二） 负责监督证书的规范使用； （三） 负责办理证书的申领、变更、年检、续期、注销等手续； （四） 负责建立和维护《商会证书管理台账》； （五） 负责证书的扫描、电子归档及信息安全。

第六条 秘书长对证书管理工作负领导责任，负责审批证书的使用申请，监督本制度的执行。

第七条 监事会负责对证书的管理和使用情况进行监督。

第三章 证书的保管

第八条 商会所有证书正本、副本原件（除按规定必须悬挂或由其他部门保管外）均由证书管理员统一保管。

第九条 证书应存放于专用保险柜或带锁的文件柜中，确保安全，做到防潮、防火、防盗、防损。

第十条 证书管理员应建立《商会证书管理台账》（附件一），详细记录每份证书的以下信息： （一） 证书名称； （二） 发证机关； （三） 证书编号； （四） 有效期限； （五） 年检/续期记录； （六） 存放位置； （七） 使用记录（借用及归还时间、事由、经办人、审批人等）。

第十一条 证书管理员应定期（每季度或每半年）清点核对所有证书，做到账实相符，并将清点情况向秘书长报告。

第四章 证书的使用

第十二条 使用商会证书必须履行审批登记手续。使用人须填写《证书使用申请审批单》（附件二），写明事由、使用证书名称、使用方式（原件/复印件、外借/现场查阅）、使用时间等，经部门负责人审核后，报秘书长批准。

第十三条 证书使用方式： （一） 外部使用： 1.  原则上使用证书复印件。复印件应清晰、完整，并加盖“再复印无效”章或“仅限于办理XX业务使用”章。 2.  确需使用原件的，须在《证书使用申请审批单》中特别注明，经秘书长批准后方可办理借用手续。 （二） 内部查阅： 因工作需要内部查阅证书原件，须在证书管理员处现场查阅，不得带离。

第十四条 证书外借规定： （一） 借出时，证书管理员与借用人须共同核对证书状况，并在《商会证书管理台账》上签字确认。 （二） 借用人必须在承诺期限内归还证书，并对证书的完好、安全负责。严禁转借他人。 （三） 归还时，证书管理员须仔细检查证书是否完好，确认无误后办理归还注销手续。

第十五条 严禁任何人员未经批准私自使用、复印、外借商会证书；严禁利用商会证书从事违法违规活动或为他人提供担保。

第五章 证书的动态管理

第十六条 申领与变更： 因商会信息变更或业务需要申领新证书时，由证书管理员根据秘书长指示，准备相关材料，依法定程序办理，并及时更新台账信息。

第十七条 年检与续期： 证书管理员应密切关注所有证书的有效期和年检时间，提前至少一个月向秘书长报告，并负责在有效期内完成年检或续期手续，确保证书持续有效。

第十八条 遗失处理： 一旦发现证书遗失，责任人须立即向秘书长报告。秘书处应及时采取公告作废等补救措施，并依法向原发证机关申请补办，同时将情况报告理事会和监事会。

第十九条 注销与归档： 因商会注销、分立、合并或证书过期失效等原因，证书需注销时，应依法办理注销手续。失效证书应加盖“作废”章后另行封存归档，按规定年限保存，不得擅自销毁。

第六章 责任与处罚

第二十条 任何人员违反本制度规定，有下列行为之一的，商会将视情节轻重给予批评教育、通报批评乃至追究其经济责任和法律责任： （一） 未经批准，擅自使用、外借、复印证书的； （二） 因保管不善，导致证书遗失、损坏的； （三） 滥用证书，损害商会利益和声誉的； （四） 未及时办理证书年检、续期，给商会工作造成损失的。

第七章 附  则

第二十一条 本制度经商会理事会审议通过后生效。

第二十二条 本制度由商会秘书处负责解释。

第二十三条 本制度自发布之日起施行。

本制度于2024年11月10日经深圳市平江商会2024年第四届第四次理事会上审议通过。